L. I. 18 a 22. De la documentación de los actos.

ARTÍCULO 18. Actas de Incidencias.

1. De los hechos según la definición dada en el artículo 13 de este Libro así como de los actos jurídicos que no formen parte de un procedimiento, se levantará la oportuna Acta de Incidencias.

2. Todos los afiliados podrán levantar Actas de Incidencias, de oficio o a instancia de cualquier persona con capacidad de obrar.

3. En las Actas de Incidencias constarán los siguientes datos del Acta misma, que la encabezarán:

a) Apellidos y nombre de la persona o denominación del órgano que la levanta.

b) Número de acta de incidencia de dicha persona u órgano que consistirá en la expresión en números del año (en cuatro cifras), mes (en dos cifras), día (en dos cifras también) y el número de Acta de Incidencias del día (en tres cifras), de forma que, por ejemplo, el primer Acta de Incidencias levantada por un órgano el uno de enero de 2008 es 20080101001.

c) Firma de la persona o personas y, en su caso, sello del órgano que la levanta.

4. Seguidos de los datos a que hace referencia el número anterior y encabezados con la frase “DESCRIPCIÓN DE LOS HECHOS”, en las Actas de Incidencias constarán, en párrafos numerados, separados y articulados, los siguientes datos relativos a la incidencia misma:

a) Lugar o lugares donde se produjeron los hechos o éstos tuvieron sus efectos.

b) Tiempo o momentos en que tuvo lugar.

c) Año, día y hora del momento en que se tuvo por primera vez conocimiento de los hechos o, de ser irrelevante, del momento en que quien levanta el Acta de Incidencias o quien le insta a levantarla valoró los hechos como susceptibles de ser documentados.

d) Descripción de los hechos comenzando en la descripción de cada hecho con la causa y finalizando con el efecto. Si la causa o el efecto fueran desconocidos o se tuvieran dudas acerca de los mismos, se hará constar así.

5. Tras la descripción de los hechos se formulará la petición oportuna si a juicio de quien la levanta fuera procedente.

6. El Acta de Incidencias se cerrará con la frase “Sin nada más que hacer constar, se levanta la presente Acta de Incidencias, firmada por las personas indicadas en el encabezamiento siendo las… horas del día… (Indicación del día, mes y año en que se levanta.)”.

ARTÍCULO 19. Diligencias.

1. De los actos de procedimiento se levantará la oportuna diligencia para su inserción en el expediente.

2. En las diligencias constará:

a) El número de expediente al que corresponde.

b) La expresión DILIGENCIA.

d) Identificación de la persona con mención del cargo en virtud del cual la extiende y, en su caso, del órgano ante el cual es seguido el expediente en que se inserta.

e) Descripción del acto de procedimiento del que se deja constancia.

f) La expresión “Y para que quede constancia de lo anterior extiendo la presente en…, siendo las… horas del día… de (…mes…) de (...año…).”

g) Firma de la persona que la extiende.

ARTÍCULO 20. Actas.

1. De toda reunión o vista, realizadas en el curso de un procedimiento, así como de las realizadas de forma asilada, se levantará la oportuna Acta de Reunión o Acta de Vista, si se tratare de un procedimiento contencioso.

2. Las actas se encabezarán de la siguiente forma:

a) Expresión ACTA DE (…indicación del objeto de la reunión…).

c) Indicación del órgano o personas que intervienen en la reunión y la calidad en que lo hacen.

b) Número de expediente en que se inserta el acta o, en su defecto, número del acta del mismo modo que las actas de incidencias.

2. Tras el encabezamiento se procede a la descripción de lo ocurrido en la reunión indicando las alegaciones de los intervinientes y señalando todas las incidencias ocurridas.

3. Las actas finalizarán con la expresión “Sin nada más que hacer constar yo (…el encargado de dar fe…), extiendo la presente acta de… que leída por mí ante todos los intervinientes, ninguno la impugna y firman (…quienes según los casos deban firmar…).”

ARTÍCULO 21. Expedientes.

1. A todo procedimiento le corresponderá la formación de su correspondiente Expediente, que contendrá las resoluciones, y las diligencias, actas, y en su caso, actas de incidencias, realizados en el curso de aquel.

2. Dictada la providencia que da inicio a un expediente se levantará diligencia que se insertará por delante de aquélla en el que constará:

a) La expresión “DILIGENCIA DE APERTURA DE EXPEDIENTE”.

b) Nombre del órgano que debe resolver el expediente sobre el fondo.

c) Nombre del órgano que dictó la providencia de apertura.

d) Tipo de procedimiento.

e) Número de expediente que consistirá en la expresión en números del año (en cuatro cifras), mes (en dos cifras), día (en dos cifras también) y el número de Expediente del día (en tres cifras), de forma que, por ejemplo, el segundo Expediente levantado por un órgano el diez de agosto de 1971 es 1971/08/10/002.

f) Identificación en su caso de quien instó la apertura del expediente o en su defecto indicación de que se abrió de oficio. En el primer caso se indicará el nombre y apellidos, número de DNI. Los datos relativos al domicilio, teléfono, correo electrónico y otros de carácter personal no se indicarán en el expediente pero sí deberán estar en fichero a parte a disposición del órgano que esté conociendo del mismo.

ARTÍCULO 22. Escritos.

Los escritos presentados en un procedimiento por las partes, por testigos o por peritos, así como provenientes de órganos distintos, quedarán validados cuando de los mismos se extiendan las oportunas diligencias y se estampe sobre estas y aquéllos el sello del órgano que esté conociendo del asunto. A continuación, cada escrito, precedido de su diligencia, se insertará en el expediente.